Rozpoczynając projekt zdajemy sobie sprawę, że prędzej czy później będziemy potrzebować wsparcia innych specjalistów. W zależności od tego jaki projekt chcemy zrealizować mamy kilka opcji doboru naszego teamu. Dziś odstawiam na półkę wszystkie sytuacje, które zakładają zatrudnienie na stałe zespołu a weźmiemy na tapetę współprace z podwykonawcami, freelancerami, soloprzedsiębiorcami czy mniejszymi firmami.
Warto na początku sobie zdać sprawę z tego, że rozpoczynając pracę z nowymi osobami pracujemy… z ludźmi z całym dobrem i kłopotami jakie mogą z tego faktu wyniknąć. Jesteśmy różni i mamy różne preferencje, zasoby, ulubione pory, w których pracujemy itd. Dużym wyzwaniem w pracy z podwykonawcami jest to, że najczęściej nie mają oni kontekstu naszej firmy – nie są wdrożonymi pracownikami w naszych strukturach, często jesteśmy jednym z wielu klientów, którymi się “żongluje” a nie traktuje priorytetowo, tylko pośrednio wspomagają budowania wizji Twojej firmy itd.
Niżej podzielę się z Tobą moim doświadczeniem we współpracy z różnymi podwykonawcami. Nakreślę Ci kontekt w jaki sposób można się uchronić przed potencjalnie bardzo stresującymi momentami w trakcie realizacji projektu do którego zaprosiłeś podwykonawców.
Różne typy podwykonawców.
Podwykonawcy wypracowanymi procedurami
Zacznijmy od scenariusza idealnego, który naprawdę się zdarza widzieć na rynku 🙂 W momencie gdy robisz rozeznanie wśród podwykonawców, szukasz opcji współpracy i zbierasz różne oferty zwróć uwagę na to czy dany fachowiec ma wyrobioną swoją własną procedurę współpracy. Czy będzie to dla Ciebie najlepsza opcja…?
I teraz jest ten moment, gdzie wszyscy wzdychają słynne “ale to zależy”. Ano zależy. Jednak podczas rozmów czy analizy oferty można podejrzewać kto działa zupełnie chaotycznie a kto woli uporządkowaną współpracę. Ten pierwszy fachowiec, będzie dla Ciebie nieprzewidywalny (o tym niżej) i często… droższy (o tym również niżej).
Fachowcy z wypracowanymi procedurami bardzo ułatwią Ci m. in.
- planowanie projektu (dostaniesz od nich harmonogram, konkretne kroki jakie wypracujecie w czasie współpracy, kolejność korków),
- wyłapanie potencjalnych zagrożeń. Z mojego doświadczenia wynika, że podwykonawcy z procedurami częściej informują i komunikują co może pójść nie tak i jak to wpłynie na harmonogram,
- mają przygotowane umowy, wzory, briefy, check listy co oszczędza mnóstwo czasu na komunikacji; proces jest dla Ciebie przewidywalny i nie musisz się dowiadywać rzeczy na własną rękę, to wszystko oszczędza Twój nie tylko czas, ale przede wszystkim pieniędze na sprawdzanie i weryfikacje,
- skraca i upraszcza komunikację. Wszyscy wiedzą na czym stoimy, w którym punkcie jesteśmy i co dalej się wydarzy. Dzięki temu wycinamy niepotrzebne spotkania do minimum,
- wprowadzają spokój i brak poczucia pracy w trybie awaryjnym, “na już”, ściągają niepotrzebną presję.
Podwykonawcy bez własnych procedur
Nie chcę powiedzieć, że podwykonawcy bez wypracowanych procedur, lub takich na oko / mniej więcej są mniej skuteczni czy są gorszymi specjalistami. Absolutnie nie a często wręcz przeciwnie 🙂 To często osoby, które zamiast “tracić czas” na “papierkologię” wolą skupić się na dopracowaniu swojego warsztatu specjalisty. To na co chciałam wam tu zwrócić uwagę to na rzeczy, które musicie wziąć pod uwagę pracując z nimi tak, by wasz projekt nie był zagrożony.
Specjalista nie ma swoich procedur? Zadbaj o te rzeczy w swoim projekcie:
- poznaj minimalnie specyfikę jego zawodu by mieć świadomość co na którym etapie może pójść nie tak w tej współpracy,
- zadbaj o ustalenie co dokładnie będzie wykonane i jak; dopytuj o różne opcje, wady i zalety rozwiązań,
- upewnij się, że wiesz co musisz dostarczyć specjaliście zaraz na początku współpracy – dzięki temu będziesz w stanie zapobiec blokerom zanim się one pojawią,
- ustal sposoby komunikacji, w zależności jak złożone zlecenie od Ciebie przyjmuje możesz umówić się na regularne spotkania / checki postępu prac,
- wszystkie ustalenia trzymajcie w formie pisemnej – wymagania często się zmieniają z różnych przyczyn (czasem są one niezależne od dwóch stron jak np. niedostępność jakiegoś materiału potrzebnego do wykonania zlecenia) – może to być chociażby mailowo,
- stwórz harmonogram i podeślij go to akceptacji specjaliście – będzie to wasz drogowskaz a Ty będziesz wiedzieć jak osadzić tę część prac w kontekście całego projektu,
- nie czekaj aż specjalista się do Ciebie odezwie jeżeli potrzebujesz zweryfikować na jakim etapie jesteście, przyjęłabym, że wszelka inicjatywa leży po Twojej stronie,
- NIE CZEKAJ NA ODDANIE CAŁEGO ZLECENIA. Sprawdzaj, komunikuj się, dopytuj czy wszystko jest jasne w ramach tego co uzgodniliście. Jeżeli specjalista odwoła spotkanie przypilnuj by się ono odbyło w innym terminie lub formie,
- w zależności od projektu ustalcie jak będą rozliczane dodatkowe rzeczy, ile masz tur poprawek, co jest zmianą w zleceniu a co poprawą; to bardzo zależy od tego co zamawiasz, ale chcę Ciebie uczulić na sytuacje, w których czegoś nie ustaliliście, bo dla specjalisty to było oczywiste a Ty nie wiedziałaś_eś, że to w ogóle trzeba 🙂
- musisz przewidzieć w swoim budżecie więcej czasu na komunikację, spotkania, ewentualny research, aktualizacje harmonogramu o rzeczy, które było Ci trudno przewidzieć itd.
Specjaliści, którzy sprzedają na ilość i skracają czas zlecenia a fachowcy, którzy mają duże doświadczenie i częściej doliczają margines czasu
A tu rzecz się ma o… wycenach i pieniądzach! Projekty często mają to do siebie, że ich budżet jest ograniczony. Jeżeli jest on wyliczony w miarę realnie do rynku to daje nam to spore pole do manewru – jeżeli nie to zaczynamy kombinować 🙂 a to kusi szukaniem tańszych rozwiązań.
Wysyłamy zapytanie do kilku podwykonawców na konkretne zlecenie i gdy ustawiamy sobie za główne kryterium cenę często nie bierzemy pod uwagę, że:
- Są specjaliści, którzy (z różnych powodów) próbują konkurować ceną i ustawiają ją wręcz poniżej rynkowej. W wyniku takich działań mają ZA DUŻO klientów, których fizycznie nie są w stanie obsłużyć. Radzą sobie często tak, że ustawiają pożary najwyżej w priorytetach spychając mniej palące tematy “na kiedyś tam”. Dla Ciebie oznaczać to może, że dopiero gdy Twój projekt zapłonie to praca będzie wykonana, lub będziesz musiał_a żonglować projektem by przesunięcie terminu nie wpłynęło na inne części Twojego projektu.
- Więcej klientów i zleceń dla Twojego podwykonawcy oznacza również to, że z czegoś może zrezygnować, ma więcej opcji a bez Twojego zlecenia “nie zginie”. Wycofanie ze zlecenia jest jak najbardziej ok, to czego się boimy i przed czym będziemy próbowali się zabezpieczyć to to, by się o tym nie dowiedzieć na 2 dni przed oddaniem 🙂
- Za niską ceną może stać jeszcze nie umiejętne wyliczenie stawki godzinowej specjalisty. Każdy z nas się uczy i jest na innym poziomie w wycenie swojej pracy. Z doświadczenia również widzę, że trudno nam jest wyestymować swoją pracę (zakładając, że to co robimy można w ogóle oszacować bo nie w każdej pracy się da). To oznacza dla nas ryzyko, że specjalista nie poświęci nam wystarczająco dużo uwagi. Jeżeli widzisz i przewidujesz, że praca jest mniej więcej na 10 roboczogodzin i po przeliczeniu ceny z oferty wychodzą nierentowne stawki to masz dwa wyjścia: albo odpuszczasz i szukasz stabilniejszego podwykonawcy albo godzisz się na naukę tego z konsekwencjami jakie z tego płyną.
- Mogą nie brać pod uwagę przesunięć, dodatkowej komunikacji, błędów po swojej stronie i klienta, które mogą wygenerować dodatkową pracę. A to czyni ofertę niepewną a bardzo często wprowadza nerwową atmosferę.
- Specjalista nie wziął pod uwagę specyfikacji zadania. Jeżeli w pierwszym rzucie ofertowym zniechęcają Ciebie propozycje bez podanej ceny i je skreślasz z marszu to możesz popełniać bardzo podstawowy błąd. Żeby dobrze wycenić zlecenie to często trzeba się “wgryźć w szczegóły”. Zredagowanie arkusza wydawniczego będzie wymagało innego nakładu pracy u różnych autorów, gdzie jeden może być mistrzem słowa a drugi bardzo dobrym specjalistą, ale i dyslektykiem – bez próbki tekstu taka wycena jest dla mnie bardzo niepewna w ostatecznej cenie. Podobnie wszystkie działania z zakresu IT jeżeli nie wyceniamy tego w roboczgodzinach. Tu gigantyczny diabeł tkwi często w malutkich i niepozornych szczegółach 🙂
I wiele innych.
Jeden z wniosków jakie się wysuwają to zdecydowanie ten, że niska cenowo oferta na początku rozmów może przerodzić się w bardzo dużo ukrytych kosztów po drodze lub dostarczeniem tego co zamówiliśmy niekoniecznie w standardzie i jakości jaki oczekiwaliśmy. Chytry dwa razy traci jest zdecydowanie strzałem w wycenową dziesiątkę. Czy w związku z tym droższe oferty dają nam gwarancje lepiej wykonanej pracy? Nie. Niemniej scenariusz bardzo dobrze i tanio jest praktycznie nierealny. I trzeba mieć świadomość jakie konsekwencje mogą nieść za sobą różne opcje wyboru specjalistów.
I jeszcze na koniec
Dobry fachowiec to przewidywalny fachowiec
Z punktu widzenia planowania i zarządzania ludźmi zaryzykuję stwierdzeniem, że niezależnie od osobowości człowieka i jego stylu pracy fachowiec, który jest dla nas przewidywalny jest dla nas wręcz skarbem.
Szukanie idealnych ludzi, którzy będą idealnie pracować i współtworzyć idealne warunki jest totalnie nierealnym scenaruszem do realizacji. Nie ma takich ludzi. Jednak to co nam nie rozwali projektu to pewna przewidywalność w zachowaniu naszych współpracowników bo to co jest nam znane – łatwiej tym zarządzać.
