Określenie celów projektu jest jedną z podstawowych rzeczy jakie musimy określić rozpoczynając nowe przedsięwzięcie. Ułatwiają one jego zarządzanie, planowanie, delegowanie a i sama realizacja przebiega znacząco łatwiej. Nazwanie konkretnych oczekiwań jakie stawia się względem projektu pomaga skupić uwagę zespołu projektowego na jego kluczowych elementach oraz zapewnia odpowiednie wykorzystanie zasobów, takich jak czas, budżet i personel. Dzięki temu projekt ma zdecydowanie większą szansę w ogóle przygotować się do realizacji a następnie odnieść sukces.
W tym artykule przedstawię Ci 5 powodów dla których warto określać cele projektu. Jest to mój punkt widzenia, czyli osoby wdrażającej projekty w życie i obserwującej na codzień wyzwania stojące przed zarówno właścicielem produktu jak i zespołami, gdy te cele są lub nie są precyzyjnie określone.
To co? Lecimy!
5 powodów dla których powinieneś (powinnaś) określać cele projektu:
1. Łatwiej podejmuje się decyzje, gdy masz wyznaczone cele.
Wiele rzeczy w projektach jest nieprzewidywalnych. Ale to co na pewno się pojawia w każdym jednym to… problemy 🙂 Problemy natomiast wymuszają na nas często żonglowanie zakresem projektu, gdy np. okazuje się, że bardziej niż przewidywaliśmy, ogranicza nas np. czas czy budżet.
I w czym w tym tańcu nam pomagają wyznaczone cele? Zdecydowanie w cięciu i minimalizowaniu strat czy modyfikowaniu zakresu projektu tak, by cele zostały osiągnięte, ale np. używając innych rozwiązań.
Wyznaczone cele naturalnie ustawiają nam priorytety produktu czy usługi nad którą pracujemy. Gdy masz je jasno określone to po prostu wiesz, gdzie możesz iść na kompromis w swoim projekcie a gdzie będzie to absolutnie niemożliwe.
2. Mówiąc bez ogródek i wprost: wyznaczając konkretny cel zespołowi ucinasz dupozadania, które nie pomogą projektowi dopłynąć do swojego portu.
Konkretne wyznaczenie problemu do rozwiązania Twojemu zespołowi skupi uwagę na najważniejszych jego aspektach, pobudzi team work i pomoże podnieść motywację do działania. A dzięki temu ludzie nie będą wymyślali zadań zastępczych, które nijak się mają do tego co chcesz osiągnąć. Przez ludzi mam na myśli i zespół i Ciebie 🙂
3. Nie rozjeżdża Ci się zakres projektu.
Na początku masz pomysł, obmyślasz przedsięwzięcie, którym chcesz się zająć. Twoje myśli latają nad idealnymi rozwiązaniami, produktami, dodatkami. Robisz burzemózgów, spotykasz się z różnymi specjalistami, którzy podsuwają Ci jeszcze więcej dodatków i rozwiązań.
I ten projektowy balon się pompuje i pompuje.
W pewnym momencie chłonione z otoczenia rzeczy rozjedżają Twoją wizję, rozpulchniają projekt i w pewnym momencie może się okazać, że już od jakiegoś czasu wcale nie realizujesz tego co miałeś_aś.
Ustalone cele na początku projektu pozwolą Ci od razu go ukierunkować i ucinać wszystkie te rzeczy, które nie przyczyniają się do realizacji Twojej początkowej wizji. Ten problem obserwuję szczególnie wtedy, gdy w ramach jedej firmy realizujemy kilka / kilkanaście projektów, które mają przybliżać nas do realizacji większych celów, np. zmiany kierunku działania organizacji. Mam tu na myśli zarządzanie koszykami projektowymi.
4. Realizujesz SWOJE cele a nie osób, z którymi pracujesz.
To jest trochę nawiązanie do punktów wyżej związanych z Twoim zespołem czy zewnętrznymi ekspertami. Jeżeli nie masz wyznaczonych swoich celów, nie masz określonej swojej wizji a do tego jesteś osobą, którą łatwo przekonać do innego punktu widzenia to może się okazać, że w którymś punkcie realizacji swojego projektu zorientujesz się, że coś nie gra.I to co widzisz przed sobą ni jak się ma do tego co chałeś_aś stworzyć.
Warto uświadomić sobie to, że każdy członek zespołu ma swoje własne, indywidualne cele. Każdy z nas ma inne poglądy, priorytety, trochę inny system wartości, inaczej widzimy też otaczajacy nas świat. Toteż jeżeli nie masz wyznaczonych celów projektu to… nikt się ich nie domyśli a każdy będzie je interpretował przez pryzmat siebie.
Oczywiście i tu wkroczy lubiane w branży “ale to zależy”. Jednak jeżeli jesteś soloprzedsiębiorcą, stawiasz pierwsze kroki w biznesie czy ruszasz z pracami nad start-upem i zależy Ci na byciu kapitanem tego statku to upewnij się, że ten statek jest rzeczywiście Twój. Tu pomożecie Ci również wpis: Po co Ci ten projekt.
5. Jasna informacja zwrotna o tym czy udało się osiągnąć to co zaplanowaliśmy.
Projekty się udają w całości, w jakimś zakresie lub nie wypalają wcale. Jednak z każdego scenariusza można wiele wyciągnąć, wiele się nauczyć.
Podsumowanie projektu w oparciu o początkowe założenia daje nam dużo informacji o tym jak pracujemy, w którym momencie coś idzie nie tak i jak to rozmywa nam założenia, jakim wyzwaniom stawialiśmy czoła itd.. Dzięki temu możemy również wyznaczyć kluczowe momenty w projekcie, które jemu zagrażały i przeanalizować modyfikacje jakie dokonaliśmy by osiągnąć zamierzone cele.
Jest to również dobry początek by zweryfikować kurs całej firmy, wyciągnąć wnioski i skorygować cele długofalowe.
Czy potrzebujemy do tego mieć na początku wyznaczone cele? Ja uważam, że to znacznie ułatwia analizę a co ważniejsze powstrzymuje nas przed naginaniem rzeczywistości i wymusza uczciwe podsumowanie projektu. Manipulowanie danymi, dorabianie hipotez pod zupełnie nieistotne statystyki by przekłamać obraz realizacji projektu długofalowo nie przynosi korzyści. A co gorsze – nie pozwala wyciągnąć konstruktywnych wniosków, z których możemy się wiele nauczyć.
Jak to ugryźć?
Co pomaga w ustalaniu celów w projekcie? Od czego zacząć? Dużo zależy na jakim etapie swojego projektu czy kiełkowania pomysłu jesteś. Jeżeli zupełnie zaczynasz to polecam Ci zajerzeć najpierw tu: Mam pomysł na projekt i co dalej?
Gdy Twoja wizja zaczyna nabierać mocnego zarysu warto ją z kimś przegadać. Jeżeli planujesz postawienie swojej firmy e-commercowej, myślisz o biznesie usługowym, ale prowadzonym online lub rozwoju już istniejącego, a może masz pomysł na aplikację, ale nie wiesz jak ugryźć ramy całego przedsięwzięcia zapraszam Ciebie na konsultacje do siebie!
Napisz do mnie wiadomość i umówmy się na pół godzinną darmową konsultację w czasie której porozmawiamy czy w i jakim zakresie będę mogła Ciebie wesprzeć przy pracy koncepcyjnej nad Twoim projektem. W wiadomości napisz w kilku zdaniach nad czym pracujesz i w jakiej branży – dzięki temu jeszcze więcej wyciśniemy już z pierwszego spotkania. Do napisania!
